Automatisera med integrationsplattformar

Integrationer till och från affärssystem är snarare regel än undantag. Behovet av att kunna integrera företagets affärssystem med omvärlden och kringliggande system kommer bara att växa. Vi ser det ske i verkligheten och samma tes understödjs av prognosmakarna som beskriver att framtidens affärssystem kommer att vara SOA – orienterade.

Begreppet SOA gäller just nu. Det har funnits andra akronymer tidigare och det kommer att komma nya på samma tema som samtliga bär innebörden av att framtidens affärssystem kommer att vara komponentbaserade dvs. bestå av många små system som kommunicerar med varandra. Så behovet av integration och en lämplig plattform för det gäller nu och kommer också att gälla i framtiden. 

Integrationens beståndsdelar

Kommunikation

Ett elektroniskt meddelande (en order, en orderbekräftelse, en leverantörsfaktura etc.) kan vara en fil som hämtas med ett specifikt protokoll (ftp/sftp) eller ett anrop över https (webservice).

Meddelandemappning

Som omvandlar inkommande meddelande till ett hanterbart format för det mottagande systemet (meddelandet är av något format t.ex. XML, Edifact eller en dataström etc. och det mottagande systemet läser/lyssnar på något annat format.)

Affärsregler

Det vill säga den hantering som skall följa när meddelandet läses in t.ex. sätta egenskaper på ordern eller uppdatera beställningen baserat på inkommen orderbekräftelse.

Det finns mer eller mindre lämpliga sätt att hantera var och en av ovanstående och det helt klart sämsta är att lösa ovanstående för varje integration var för sig. Ett mer lämpligt sätt att lösa uppgiften är att använda en integrationsplattform som är utrustad för hantering av näst intill alla delar av integrationen.

Integrationsplattform

En integrationsplattform som kan rekommenderas är Inobiz från det svenska bolaget Inobiz AB.

Integrationsplattformen hämtar och lämnar filer med samtliga vanliga protokoll såsom FTP/SFTP och kan lyssna/sända på protokoll som HTTPS.

Meddelandet omformas (mappas om) med en fördefinierad meddelandemappning i samband med att integrationen körs. Till exempel kan den göra om en flatfil till tabelldata i en relationsdatabas eller mappa en XML – struktur till tabelldata. Mappningen kan också innehålla transformationsregler som t.ex. genererar nya fält eller omvandlar värden för att passa mottagaren.

Utöver ovanstående kan dessa integrationsplattformar hantera köer och erbjuda övervakning. Det är inte ovanligt att en lösning innehåller många integrationer som körs ofta och för det behövs en köhantering och möjlighet till aktiv övervakning.

Integrationer skapar automatisering

Följande scenario är inte helt ovanligt i ett företag med handel och logistik.

1. Kundorder kommer till affärssystemet via en integration från till exempel ett e-handelssystem eller en kundens affärssystem.
2. Kundorder bokas och ett elektroniskt ordererkännade skicka tillbaka till kunden.
3. Leveransplanering kan ge upphov till en leveransavisering som skickas till kunden elektroniskt.
4. Leveransavisering och transportbokning till speditör sker elektroniskt.
5. Utleverans leder till att följesedeln skickas elektroniskt.
6. Efter fakturering skickas fakturan elektroniskt.

I ovanstående flöde och scenario är de enda manuella arbetsmomenten plockning och utleverans. Integrationsplattformen möjliggör med andra ord en mycket hög grad av automatisering.

Det finns på många håll en uppfattning om att elektronisk integration (förut kallat EDI) är kostsamt. Visst en integrationsplattform kostar i form av licenser och mappning av meddelanden. Men många glömmer eller inser inte vilka arbetsmoment de ersätter och vilken potential automationen har för företaget. Integration innebär inte automatiskt att arbetsmoment kan automatiseras, men påkallar starkt en standardisering av flödena i företaget.

Full automation innebär att företaget på förhand vet exakt hur flödena skall vara och kan därför låta integrationsmotorn och affärssystemet driva flödena, istället för att vara beroende av att personal driver flödena. En vidare konsekvens av automation är att personalen jobbar med avvikelserna det vill säga de fel som uppstår av olika orsaker, istället för att lägga tid och fokus på det som går bra av sig självt.

Effektivisering och kostnadseffektivitet med integration

På detta sätt lägger man grunden för flera effektiviserande och kostnadsminskande faktorer så som:

– Standardisering som sådan. Företaget klargör för sig själv och sin omvärld hur processer och flöden exekveras.
– Standardisering avseende kommunikation. Order tas in elektroniskt och exekveras automatiskt.
– Kvaliteten på kommunikation och exekvering av flöden ökar markant. Flöden körs automatisk som det förutbestämts. Helt i enlighet med samtliga kvalitetssystem (läs ISO).
– Fokusering på hantering av enbart avvikelser. Endast felaktigheter i order, saldon etc. behöver hanteras.
– Genomloppstiden minskar dramatiskt.
– Transparens. Integrationsplattformen och affärssystemet kan när som helst ge en korrekt bild av nuvarande status och kommande händelser och status är förutsägbart, då flödet är automatiskt.

  Jari Koskela, jari.koskela@systemstod.se

Läs fler blogginlägg på Systemstödsbloggen

Lagerhantering med handdatorer >
Affärssystem vs WMS >
Lyssna på Logistikpodden >