Dags att sluta med pappersfakturor!

Skriver du fortfarande ut kundfakturor på papper? Kuverterar, frankerar och går till Posten, brevlådan för att posta. Det är hög tid att sluta med det nu, både avseende kostnader och miljöpåverkan.

Hur mycket tid lägger ni ner på denna hantering och vilka kostnader har ni?

Ett förslag är att göra en summering över tiden och kostnaderna och ta fram vad det handlar om per månad eller år.

Det finns flera analyser i ämnet kring vad kundfakturor och kundfakturaprocessen egentligen kostar företag.

I en studie av APQC (American Productivity and Quality Center) analyserades och mättes skillnaderna mellan de företag som presterar bäst och de företag som presterar sämst.

De bästa företagenhade en kostnad på ca 6 kronor per faktura, medan de lågpresterande företagen hade en kostnad på drygt 100 kronor per faktura. Snittfakturan i denna undersökning kostade ca 28 kronor att hantera. 

Så nu är den stora frågan vad koster din kundfakturahantering?

Låt oss göra ett exempel där vi summerar värdefull tid och helt onödiga kostnader en som istället kan investeras inom viktigare områden för företaget.

Där vi omvandlar nedlagd tid och material i fakturaprocessen, till pengar för att ta fram kostnaden för att hantera era kundfakturor manuellt, på papper.  

De kostnader vi kan konstatera är:
– Tiden för att hantera processen manuellt
– Materialkostnader i form av papper, kuvert, skrivare/print
– Portokostnader
– Miljöaspekten – onödigt slöseri av papper

Vad kostar manuell, pappersbaserad kundfakturering?

Vi börjar med att ta fram vad fakturahanteringen kostar idag. I detta exempel producerar företaget 400 kundfakturor på papper per månad som manuellt kuverteras, frankeras och postas. 

Vad kostar elektroniska fakturor?

Nu kanske ni inte kan få hela kundfakturaflödet elektroniskt från dag 1, utan det blir en blandning av kundfakturor på papper, PDF fakturor och elektroniska fakturor. 

I detta exempel räknar på följande prcentuella fördelning på de olika fakturatyperna:

Då får vi följande kalkyl avseende de löpande kostnaderna för att automatiserad och elektronisk kundfaktureringsprocess i detta exempel:

I detta exempel med ett företag med 400 kundfakturor per månad med ovanstående fördelning på olika fakturatyper och tjänster handlar besparingen om + 100 000 kr per år!

Har du råd att avstå? 

Elektronisk fakturahantering integrerat med affärssystem

Installation av ovanstående automatiserade och elektroniska hantering av exempel företagets kundfaktureringsprocess uppskattas handla om följande aktiviteter och kostnader i och med integration med affärssystem som till exempel Jeeves ERP eller Sage X3. 

Bättre och bättre för var dag…

Dessutom kontrollerar systemet själv, genom samkörningsavtal med mottagare om er kund kan ta emot er faktura som elektronisk faktura. Om de kan det och ni godkänner detta, kommer fakturan till er kund som de vill ha den i rätt e-fakturaformat vid nästa fakturering. Det innebär att er kundfakturahantering blir billigare och bättre över tid. 

Elektroniska fakturor lagkrav från 1 april, 2019

Från och med den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen bestämdes i riksdagen i juni 2018 med bakgrund av att det finns stora samhällsekonomiska och miljömässiga vinster att göra i och med en övergång till elektroniska fakturor i den offentliga sektorn.

Lagen innebär inte bara att företag ska kunna skicka elektroniska fakturor till myndigheter, det ställs också krav på att offentlig sektor ska kunna ta emot e-fakturor.

E-fakturorna ska följa den europeiska standarden, om inte någon annan standard har avtalats. Viktigt att notera i det här fallet är att en skannad faktura inte räknas som en digital faktura. När lagen börjar gälla - 1 april 2019 - kommer lagkravet gälla de upphandlingar som påbörjats efter att lagen träder i kraft.

Fem fördelar med elektroniska kundfakturor

1. Med elektroniska fakturor automatiseras arbetet och fakturan skickas från ditt affärssystem som till exempel Jeeves ERP, Visma.net eller Sage X3, direkt till mottagaren. Ni slipper processen att skriva ut och lägga fakturorna i kuvert samtidigt som ni spar kostnaden för kuvert och porto.

2. Ibland händer det att kundfakturan på papper inte når fram till mottagaren. Det innebär ytterligare administration samt eventuellt kreditering av påminnelse- och inkassoavgifter. Med elektroniska fakturor kan ni se status och få felmeddelande när något inte blir skickat som planerat.

3. Med elektroniska fakturor förenklas fakturamottagningen hos kunden eftersom automatiseringen minskar manuellt arbete och därigenom antalet misstag. Det kan ge ert företag effekter som lägre kredittid och bättre likviditet. 

4. Stöd för nya lagkrav. Från den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektroniska fakturor. Idag skickar över 75 procent av alla småföretag inte elektroniska fakturor, enligt en undersökning som SCB genomfört på uppdrag av DIGG.

5. Miljövinster då ert företag minskar pappersanvändandet.

Läs mer om både eletronisk hantering av kundfakturor och leverantörsfakturor här

Fredrik Jansson, fredrik.jansson@systemstod.se

Läs fler blogginlägg på Systemstödsbloggen om

Nytta med handdatorer >
Att upphandla TA-system >
Lagerhantering med handdatorer >