Utvärdering nytt affärssystem i förändring

Vid utvärdering och upphandling av affärssystem har en kravspecifikation ofta uppbackad av en kravlista regerat som huvudsakligt inslag i ett par årtionden.
Nu sker en förändring ganska snabbt i många branscher!

Länge var situationen den att det upphandlande företaget inte hade någon nämnvärd egen kompetens på upphandling av affärssystem eller ERP system och funktionalitet. Därför behövdes hjälp i form av upphandlingskonsulter och checklistor av olika slag.

Många av oss känner igen den typiska kravspecifikationen för affärsssystem, Excel-mallen med funktionskrav vilket de facto var en checklista.

Det förekommer än idag relativt standardiserade mallar beskrivande krav på egenskaper och funktionalitet, men i takt med att själva utvärderingen och upphandlingen av nytt affärssystem förändras, så faller den delen ifrån.

Utvärdering nytt affärssystem

Allt fler företag har idag betydligt högre kompetens inom ovan nämnda områden, det vill säga utvärdering ocb upphandling av nytt affärssystem. Det innebär att allt fler företag också har större insikt om komplexiteten i frågan.

Ett affärssystem som stödjer såväl logistik och produktion och som föder huvudboken och ekonomi med automatik innehåller i runda tal ett par tusen större och mindre funktioner (leverabler).
Det i kombination med att företags förutsättningar för verksamheten förändras med allt högre frekvens än tidigare, gör att det tidigare förfarandet inte längre fungerar tillräckligt bra.

Det man istället gör är att beskriva sina affärsprocesser, sin omvärld med påverkansfaktorer och sin affär som sådan och ställer en öppen fråga hur leverantörer anser att systemstödet ska appliceras och vad detta skall bestå utav.

För att en leverantör av en ny affärssystemslösning skall kunna göra sig gällande i den här nya formen av upphandling, krävs rätt så mycket av den aktuella leverantören.

– Gedigen erfarenhetsbas rörande verksamhet för att kunna förstå de beskrivna processerna och påverkansfaktorerna.

– Gedigen erfarenhetsbas för att kunna genomlysa företagets affärsprocesser. Endera för att kunna föreslå effektivitetshöjande eller kvalitetshöjande förändringar i sättet att exekvera processerna. Eller helt enkelt för att kunna applicera ett tillämpligt systemstöd som stödjer användaren i processen och som befäster processen som sådan.

– Ett affärssystem som kan anpassas och förändras med relativt små insatser, då dessa lösningar kommer att bli individuella i någon mån, då de är avsedda att stödja just det här företagets processer som de utförs för att betjäna just detta företag bäst.

– Kompetens avseende både verksamhet och de system och verktyg lösningen omfattar.

Upphandlingar av det här slaget adresserar ett antal jämförelsefaktorer på ett helt nytt sätt till exempel:

– Leverantörsbedömning

Kompetens eller brist på densamma framträder rätt tydligt i processen. Till leverantörsbedömningen hör givetvis en hel del andra faktorer men den enskilt viktigaste är alltid frågan om och förtroendet för att leverantören klarar av att leverera systemsstöd i deras affärssystem.

– Funktionella krav

Istället för att det upphandlande företaget stipulerar hur en funktion skall utföras så får man i denna process flera uppslag på densamma. Ofta är det så att det upphandlande företagets förmåga att stipulera funktion begränsas till erfarenhet från föregående system eller andra system som nuvarande personal har erfarenhet av.

En faktor som blir något svårare att jämföra är pris i och med att man inte längre ber om offert på ett färdigkravställt affärssystem så kan prisbilden divergera mer än tidigare.

I andra vågskålen ligger att det även tidigare var upp till varje leverantör att tolka kravställningarna i kravspecifikationen och sätta pris därefter vilket också gav upphov till divergens.

Ett absolut krav på det utvärderande företaget som gör upphandlingen på det nya sättet, är att de skall ha representanter som förstår en leverantörs återgivning av företagets processer.
Den förmågan är garanten som gör att man väljer rätt leverantör.

Genom demovisningar och dialog i ett tidigt skede av utvärderingsprocessen kommer den lämpliga leverantören för företagets nya affärssystem att urskilja sig snabbt.

Effektivt sett skapar det upphandlande företaget och leverantören kravspecifikationen i ett betydligt senare skede i samarbete och åstadkommer på så sett ett partnerskap till skillnad från ett kund/leverantörsförhållande.

 Jari Koskela, jari.koskela@systemstod.se