Vad är en e-faktura?

E-faktura, digital faktura, e-invoice...Olika begrepp för att digitalt överföra en faktura. Eftersom begreppen ofta används felaktigt är det viktigt att klargöra vad som är en äkta e-faktura.

Kring e-fakturor samarbetar vi sedan lång tid med Pagero. 
Pagero kopplar samman affärssystem som till exempel ekonomi-, order- och inköpssystem digitalt med varandra.

Deras tjänster kring e-order-, e-faktura- och e-betalatjänster hjälper företag att effektivisera sin verksamhet genom hela processen från order till betalning.

Pageros definition av en äkta e-faktura är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt.
Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren tills den tas emot och behandlas av mottagaren. En äkta e-faktura är med andra ord elektronisk under hela sin livstid. 

Vissa företag väljer att skicka en PDF-kopia av fakturan med e-post. Denna kopia i PDF format kan scannas eller skrivas ut på papper för att därefter registreras i reskontran.

Visst, Pagero erbjuder möjlighet att skicka PDF-faktura via e-post som en tilläggstjänst, men rekommenderar kunderna att skicka och ta emot äkta e-fakturor av flera anledningar:

– Det är enklare att uppnå en hög grad av automatisering med äkta e-fakturor än med PDF-fakturor.
– Avsändaren får inte automatiskt någon kvittens på att PDF-fakturan kommit fram till mottagaren.
– PDF-fakturor kan fastna i mottagarens spamfilter.
– Flera större företag godkänner inte PDF-fakturor via e-post.
– Mottagaren måste investera i en scanninglösning för att kunna tolka PDF-fakturan automatiskt.
– Betydligt mindre mängd information (färre fält) tolkas vid scanning jämfört med när fakturan är helt elektronisk.
– Studier visar att sannolikheten för att en scannad faktura tolkas helt utan fel endast är 34,7% (källa: Basware), vilket innebär tidskrävande felhantering. 

Läs mer om Pagero och deras tjänster här

 Pär Heed, par.heed@systemstod.se