Vår resa till nytt affärssystem

I en serie inlägg kommer vi att skriva om vår resa att utvärdera och välja nytt affärssystem efter att att Jeeves i början på år 2015 valde att inte förnya partneravtalen för svenska Jeeves partners.

Från Beskedet nedan till Analysen och vår Urvalsprocess att hitta ett nytt affärssystem. Slutligen hur vi tog Beslutet och Vägen fram till där vi är idag. Resan kan jämföras med när ett företag kommer fram till att de behöver byta affärssystem och processen fram till beslut och driftstart.

Beskedet – Jeeves satsar på direktförsäljning

Den 2 februari, 2015 fick vi besked från vår huvudman Jeeves att de beslutat att inte förnya partneravtalen för de svenska återförsäljarna. Beskedet kom till oss i form av ett mailutskick ungefär en timme innan den officiella pressreleasen släpptes.

Så slutade en 23 år lång och mestadels lyckosam affärsrelation.

De första reaktionerna bland anställda på Systemstöd och hos kunder går nästan inte att beskriva.

Reaktionen var unison och mycket distinkt. Först trodde man att det helt enkelt inte kunde vara sant, sedan kom insikten att det är sant.

Det vill säga att det inte längre finns något sätt för Jeeves Information Systems att backa ur det här obegripliga beslutet. Därefter blev man arg och slutligen övergick den känslan i ledsnad.

Vi förstod givetvis tidigare att affärsförhållandet mellan Jeeves partners och Jeeves skulle förändras. Läs försämras för partner i och med det faktum att Jeeves nu ägdes av en amerikansk riskkapitalist.

Vi antog att det skulle bestå av kraftig reducering av den marginal som Jeeves partners får vid licensförsäljning och att det förmodligen skulle introduceras avgifter av olika slag och högre priser för Jeeves tjänster.

Detta, att inte förnya partneravtalen hade vi dock inte förutsett eftersom det enligt vår och våra kunders uppfattning var ett mycket dåligt beslut.

Vi insåg också tidigt att vår möjlighet att sälja nya Jeeves lösningar skulle försvåras i och med att Jeeves förvärvade den enskilt största partnern Infocube och att man därmed hade för avsikt att börja sälja produkten själva. Fram till den tidpunkten hade Jeeves enbart sålts via partnerledet i en, för Jeeves, indirekt modell.

Jeeves partners i allmänhet hade givetvis synpunkter på Jeeves förändrade affärsmodell och insåg problematiken med att konkurrera med produktutvecklingsbolaget. Även vi på Systemstöd tänkte de tankarna, men släppte just den frågeställningen snabbt av ett par olika anledningar.

Istället uppehöll vi oss vid frågan om hur det skulle gå ihop sig med de olika förpliktelser Jeeves partners hade gentemot Jeeves, bland annat inrapportering av Jeeves prospekts, i kombination med det faktum att Jeeves sålde sitt affärssystem själva.

Även den frågan släppte vi sedermera med insikten att det är öppen konkurrens som gäller, vilket innebär att kunden väljer att gå med den partner de känner störst förtroende för kring Jeeves affärssystem.

Vår huvudsakliga anledning att inte rädas konkurrensen med Jeeves på den öppna marknaden var att marknaden är så pass kompetent på upphandling av affärssystem att insikten finns om att produkten som sådan bara utgör en del av lösningen. Det är inte bara produkter som upphandlas utan lösningar som består av en produktplattform, branschspecifik funktionalitet och det allra viktigaste – nämligen påvisbar erfarenhet.

Den andra anledningen för vår del bestod av det faktum att vi aldrig levt på provision på försäljning av licenser, utan på symbiosen med våra kunder kring underhåll och vidareutveckling av de lösningar som vi gemensamt med kund tagit fram.

Det är en fröjd att ha er på Systemstöd som leverantör. Resultatet blir alltid som man tänkt sig (eller bättre) + dessutom är ni grymt trevliga = Jättekul att jobba med er.”

Ingela Sundell, Logistic Specialist, Philips Women’s Healthcare

Från första dagen, som infann sig 1992, har Jeeves affärssystem sålts av partners. Det har som sagt varit en i allt väsentligt lyckosam relation.

Jeeves har fokuserat på utveckling och underhåll av programvaran som sådan och Jeeves partners har burit ansvaret för resten av näringskedjan från marknadsföring till försäljning och från implementation till support av affärssystemet.

Partnerns roll har inneburit att Jeeves inte behövt rekrytera konsulter utan kunnat leva på underhållsintäkter och licensförsäljning. 

Partnern däremot har stått för hela risktagandet i alla dimensioner.

Erfarna och beprövade konsulter erhåller med rätta, en rätt hög lön. Ingångslönerna för nya rekryter är också relativt hög samtidigt som debiteringsgraden under ganska lång tid är relativt låg. Marginalen i Sverige på rena konsultverksamheter är i genomsnitt 2 %. 

Den andra stora risken är givetvis ansvaret att leverera det som sålts – oavsett vart ett eventuellt tillkortakommande uppstår, i produkten som sådan eller i leveransen från partnern. Jeeves partners i Sverige har praktiserat implementation av lösningar med Jeeves affärssystem under mycket lång tid och blivit extremt bra på det.

Detta är en anledningen till att Jeeves faktiskt kunnat konkurrera med andra affärssystem på marknaden från tid till annan – och kvarstått som ett aktuellt alternativ under 20 år!

Jeeves partners har tvingats att bli allt bättre och allt vassare och har lyckats med det. Jeeveskundernas förtroende för sin partner är i allmänhet högt och i synnerhet i Systemstöds fall.

Jeeves Partnern har stått för försäljning, utvecklingsförslag, anpassningarna, branschlösningar och för den kontinuerliga supporten. Det sammantaget är hela orsaken till produktens framgång. Givetvis måste vi erkänna att utvecklarna hos Jeeves som i denna affärsmodell har spelat en mycket stor roll, genom sin förmåga att leverera kundbeställd utveckling och generell utveckling med betydligt snabbare cykler än konkurrenterna.

Nu kastades allt det nämnda i soporna med motiveringar som;

”Partners kan inte produkten lika bra som vi”.

”Partners gör dåliga installationer vilket misskrediterar Jeeves som produkt”.

”Vi vet bättre hur produkten skall anpassas och utvecklas”

Ingen av oss på Systemstöd var på jobbet den dagen som dessa diametrala motsatser till tidigare sanningar gick och blev till de nya sanningarna.

Vi missade det. Det gick oss totalt förbi.

Det har säkert hänt att någon Jeeves partner någon gång har misslyckats med någon installation.

Det är nämligen inte ens nästan lätt att uppnå succé varje gång. Man ska förstå företagets verksamhet, nuläget på de administrativa processerna, fångat kundens ”pain” och vad de anser fungera bra, designa en ny affärssystemslösning med hänsyn till föregående som kanske till och med påverkar arbetsprocesserna, sälja in det med betydelsen att kund och leverantör ser och förstår på samma sätt, genomföra processförändringar och implementera systemstöd på processerna, utbilda och få med sig kunden och kundens personal på förändringsprocessen. 

Igenom hela det projektet finns det gott om möjligheter för att någonting skall gå snett. Om ingenting annat händer så föreligger följande ändå alltid latent;

– Kunden står för en ansenlig investering för en effektivisering. Ansvaret för att förverkliga denna effektivisering ligger tungt på partnern.

– Implementation av en affärssystemslösning är mer ett förändringsprojekt än någonting annat. Förändringar är tyvärr många gånger av ”ondo” tycker många, eftersom man bryter upp invanda arbetssätt till förmån för nya och effektivare rutiner. Ett sätt att åskådliggöra det är att säga;

”Vi tar verktygen ifrån medarbetaren och ger dem nya (bättre) verktyg. Om det då inte fungerar direkt så lär det bero endera på medarbetaren eller på verktygen. Vilken åsikt kommer medarbetaren att ha?”.

Det kommer oundvikligen att ta lite tid innan alla förstår och behärskar det nya verktyget, affärssystemet och först därefter kommer effekthemtagningen.

Dessa och betydlig fler tankar höll oss i sitt grepp den första tiden efter att vi fick beskedet.

Hur ska Jeeves fixa det här, om de nu tänker sig att göra allting själva?

Vad ska vi som Jeeves partner göra efter att vårt avtal går ut den 16 Januari 2016?

På Systemstöd gjorde vi en analys.

I nästa blogginlägg skriver vi om vår Analys i vår resa att hitta ett nytt affärssystem.