Utvärdera affärssystem

I kristallkulan nämner många undersökningsföretag att många företags intresse att investera i nytt affärssystem kommer att öka. Det innebär att många företag står i startgroparna för att starta ett projekt kring utvärdering av nytt, bättre, effektivare affärsstöd. Alla dessa företag står inför ett antal utmaningar och frågor kring sitt nya affärssystem.

Även om alla företag har olika och unika förutsättningar kommer här några generella råd och tips vad man bör tänka på för att effektivt komma fram till bästa beslut.

Funktioner i affärssystemet

De som driver upphandlingsprojektet måste fokusera på de olika affärssystemens förmåga att möta företagets behov av funktioner. Vanligtvis spenderas upp till 80 % av tiden i utvärderingsprojektet att säkerställa hur de olika affärssystemen löser företagets specifika affärsfunktioner.

Kostnader och avtal

Nytt affärssystem innebär investering i både kostnader och egen tid. Med tanke på omfattningen av både direkta och indirekta kostnader bör företaget lägga ner tid på att förstå och förhandla kring kostnader och leverantörens kontrakt. När projektgruppen utvärderat olika system och leverantörer utifrån dessa inledande kriterier, smalnar urvalet av olika leverantörer till en lista med få leverantörer som alla kan leverera ett affärssystem med lämpliga egenskaper och funktioner till en acceptabel kostnad och avtalsvillkor.

Följande faktorer påverkar det slutliga valet av leverantör och nytt affärssystem.

Affärsystems leverantörens erfarenhet

Vem är leverantören du tänker köpa av? Kommer de att vara en bra partner, över tid? Vad säger andra kunder om deras samarbete med leverantören? Hur många år har de varit i branschen? Hur många år har programmet funnits? Vad vet de om ditt företag? Vilka är deras framtidsutsikter?

Teknikplattform för affärssystemet

Vad är den bakomliggande tekniken till de olika affärssystemen? Vilka är framtidsutsikterna för denna teknikplattform under kommande år ? Är det som visas aktuellt, senaste version av affärssystemet? Hur är användargränssnitt, hur hanteras olika roller och vilket stöd finns för BI och uppföljning?

Implementation och support av affärssystemet

Hur sker implementationen? Av leverantören eller av utsedd implementationspartner? Är det samma konsulter, personer i säljfasen som i implementationsfasen? Har de erfarenhet från din bransch? Hur hanteras support och frågor under implementationsprojektet? Hur sker det efter driftstart? Undersök dessa områden noggrant.

En leverantör kan leverera utmärkt affärssystem till konkurrenskraftigt pris, men är dömd att misslyckas om inte implementation och livet efter driftstart genomförs på ett bra och effektivt sätt.

 Pär Heed, par.heed@systemstod.se