Vår resa till nytt affärssystem – urvalsprocessen

I en serie blogginlägg skriver vi om vår resa att utvärdera och välja nytt affärssystem. En resa som började med att Jeeves i början av 2015 inte förnyade partneravtalen för alla svenska Jeeves partners. De här blogginläggen om vår process handlar om Beskedet till Analysen och vår Urvalsprocess att hitta ett nytt affärssystem som du läser nedan. Slutligen hur vi tog Beslutet avseende nytt affärssystem och Vägen fram till där vi är idag.

Vår resa kan jämföras med när ett företag kommer fram till att de behöver byta affärssystem och urvalsprocessen fram till beslut och driftstart av ett helt nytt affärssystem.

Urvalsprocess nytt affärssystem

Vi valde ut ett antal affärssystem som skulle kunna vara aktuella i det segment av marknaden där vi verkar. I ett första läge sorterade vi ut fem kandidater bland alla affärssystem. Leverantörerna till dessa affärssystem erhöll ett frågeformulär. Baserat på svaren och långa interna diskussioner och erfarenhetsinsamlingar, landade det i en kortlista bestående av tre affärssystem.

De tre affärssystemen var:
– Axapta Microsoft Dynamics AX
– Microsoft Dynamics NAV
– Sage X3 från Sage

En intressant insikt från våra efterforskningar var att flertalet av de kända leverantörerna av affärssystem som IFS, Infor (fd Lawson) och Agresso nu bygger upp partnerled! 

Anledningarna till varför vissa affärssystem föll ifrån och vissa blev kvar är för lång att gå in på, men de är relaterade till hur vi på verkar och vill verka. Alla affärssystem har sina styrkor och tillkortakommanden.

Det vi ansåg vara de viktigaste egenskaperna som systemplattformen och det nya affärssystemet skulle ha var:

Anpassningsbarhet: Vi vill kunna verka på samma djup som med Jeeves ERP.

Funktionsrikedom: Gärna en eller några nivåer högre än Jeeves ERP.

Teknisk plattform: Baseras på en teknisk plattform, teknologi och utvecklingsresurser med framtiden framför sig.

Leverantör: En leverantör och programutvecklare som ger oss möjligheterna och som inser vår viktiga roll i leveransen av nya affärssystem.

Utöver de nämnda fanns en lång rad andra viktiga faktorer och egenskaper, men med check på ovanstående visste vi att vi skulle kunna verka framgångsrikt.

Vi satte ihop ett relativt stort team för utvärderingen av de olika affärssystemen från Microsoft samt Sage. Bland annat genomförde systemleverantörerna relativt omfattande demonstrationer och var behjälpliga med många och långa frågestunder där alla områden, inom vilka vi verkar kom upp till ytan.

Det gällde funktionalitet inom olika verksamhetsområden och vertikaler, utveckling och anpassningar i stort och smått, teknik i form av systemplattform och utvecklingsverktyg, processen från försäljning till implementation och sedan support, tillgång till utbildningsmaterial och marknadsmaterial samt relationen mellan leverantör och partner i alla tänkbara avseenden.

Microsoft tog emot oss i Executive Briefing Center i Danmark där de genomförde ett gediget program under två dagar. Vi gavs möjlighet att ställa alla våra frågor och där fanns resurser för att besvara dem. Det var ett mycket professionellt och bra möte med Microsoft som vi minns med värme.

Sage bjöd in oss till Paris, till ett av deras utvecklingscenter och ställde upp med WebEx möten i den takt som ämnesområden och frågor uppstod. Mötena med Sage upplevdes lika professionella, även om dialogen flöt lite trögare med tanke på att parterna inte delade samma språk.

Efter genomförda analyser blev det dags att summera intrycken, åsikterna och insikterna och komma till ett beslut i samband med ett styrelsemöte.

Skulle det bli Microsoft Dynamics NAV som representerade ett lite mindre affärssystem (relativt Jeeves ERP), där det finns kompetens att tillgå i vår närkrets som skulle kunna vara genvägar till slutmålet – tillväxt baserad på ett annat affärssystem än Jeeves ERP.

Eller skulle det bli Microsoft Dynamics AX som representerade ett lite större affärssystem (relativt Jeeves ERP), som leverantören Microsoft satsar mycket pengar på avseende utveckling och marknadsföring.

Eller skulle det bli Sage X3 som funktionellt är kompetentare än Jeeves ERP.  Från Sage som är världens tredje största programvaruleverantören av affärssystem (efter SAP och Oracle) och som inte hade någon representation i Sverige. Men där fördelen med Sage X3 är ett nytänk som andra affärssystem på marknaden inte har.

Styrelsemötet debatterade frågeställningen. Styrelsemedlemmarna representerande alla funktioner (verksamhetskonsulting, utveckling, sälj och marknad) och belyste frågeställningen utifrån sitt verksamhetsområde.

Styrelsens val var enhälligt.

I nästa blogginlägg skriver vi om vårt Beslut kring valet av nytt affärssystem.

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer på Systemstödsbloggen