Vår resa till nytt affärssystem – beslutet

I en serie blogginlägg skriver vi om vår resa som började med att Jeeves inte förnyade partneravtalen för svenska Jeeves partners. Blogginläggen tar upp från Beskedet från Jeeves till Analysen och vår Urvalsprocess att hitta ett nytt affärssystem. Slutligen hur vi tog Beslutet som du läser om nedan samt Vägen fram till där vi är idag. Resan kan jämföras med när ett företag kommer fram till att de måste byta affärssystem och urvalsprocessen fram till beslut och driftstart.

Beslutet

Systemstöd genomförde under våren 2015 en urvalsprocess syftande till att välja ut ett annat affärssystem istället för Jeeves ERP, mot bakgrund av att partneravtalet med Jeeves Information Systems  skulle löpa ut den 16 januari, 2016.

Kortlistan av tänkbara affärssystem för oss bestod av Microsoft Dynamics AX och Microsoft Dynamics NAV (idag Dynamics 365 Business Central) från Microsoft samt Sage X3 från Sage.

Grundvalen för beslut om vilket affärssystem vi skulle satsa på utgick givetvis ifrån Systemstöd som organisation, de tjänster som vi utför för våra kunder och de krav vi ställer på oss själva avseende hur väl vi upplever oss behöva behärska det affärssystem och den systemplattform vi jobbar med. 

De grundvalen omsattes till frågeställningar om funktionsrikedom, anpassningsbarhet, integration, systemutvecklingsplattform och vilken tillgång vi som partner skulle ha till hela affärssystemet, det vill säga hur långt ner i arkitekturen vi kan göra nödvändiga anpassningar.

De olika systemen svarade lite olika på de olika kravbilderna och den uppfattning som vi kollektivt skaffade oss om de olika alternativen utgör enbart Systemstöds uppfattning, utifrån vår behovsbild och gör absolut inte anspråk på att vara slutgiltiga sanningar gällande för andra.

Microsoft Dynamics NAV

I fallet Microsoft Dynamics NAV fann vi en produkt som partnerledet gjort gällande med påbyggd funktionalitet och vertikalanpassningar. Den generiska utvecklingen av produkten är relativt modest. 

Varumärket är mycket känt och det förekommer många partners på produkten Microsoft Dynamics NAV. En ny partner är hänvisad till andra partners för färdiga lösningar som är mer eller mindre versionsberoende och av olika kvalitet. 

Systemstöds scenario med Microsoft Dynamics NAV hade varit att utveckla egna vertikaler och integrationer med kompletterande programvaror (kassasystem, integrationsplattformar, BI/DW etc.).

Vi hade sannolikt på rätt kort tid blivit en av de större partnerna på Microsoft Dynamics NAV med tanke på vår storlek, kundbas och fokus.

Microsoft Dynamics AX

Vad gäller Microsoft Dynamics AX fick vi ta del av Microsofts explicita ambition att göra Microsoft Dynamics AX till ett ’high-end’ afffärssystem som ska konkurrera med bland annat affärssystem från SAP och Oracle.

Produkten har ett par väsentligt stora komponenter som affärssystem traditionellt inte har i form av ett eget kompetent WMS (Warehouse Management System) och ett eget kassasystem.

Utvecklingsmiljön är Visual Studio och det är en garant för god tillgång till ren programmerings-kompetens. Microsoft Dynamics AX har genomgått två rejäla förändringsomgångar i sina versionsuppdateringar vilket gjort att den nya versionen av produkten i praktiken är en ny produkt. 

Det har lett till att de konsulter som finns att tillgå i allmänhet är skolad på gamla versioner av produkten. Produkten har också sålts till ett antal relativt stora kunder med stora implementationer som följd.

De har låst upp all tillgänglig kompetens varvid en stor konsultbrist uppstått på marknaden.

Scenariot för Systemstöd hade varit att komma in som en mindre aktör på större kunder, enligt Microsofts ambition, i konkurrens med större konsulthus. Systemstöd hade ganska snabbt kunnat ta sig an produkten avseende verksamhetskonsultation och projektledning medan utvecklingståget hade tagit lite längre tid.

Det hade varit rätt så sannolikt att nyförsäljning varit svår med tanke på att större kundföretag av någon anledning tror att det är ett bättre eller säkrare alternativ att handla av större konsultorganisationer.

Samtidigt är det högst sannolikt att de större aktörerna velat upphandla Systemstöds resurser som underkonsulter. Beläggningen hade snabbt blivit hög och gett oss utrymme att växa upp som en trovärdig aktör på Microsoft Dynamics AX.

Sage X3

I fallet Sage X3 mötte vi flera överraskningar.

Dels det faktum att leverantören är världens tredje största leverantör av affärssystem, förvisso genom innehav av flera oliks affärssystem och dels att systemet inte förekommer på den svenska marknaden.

Sage X3 är en total omarbetning av en tidigare produkt vid namn Adonix som växt fram ungefär på samma sätt som Jeeves ERP sedan grundandet 1992.

Skillnaden mot Jeeves ERP är att Sage lyckats konvertera hela produkten till att bli databasoberoende (och därmed plattformsoberoende) samt att användargränssnittet är helt webbaserat.

Funktionellt har Sage givetvis tänkt i internationella banor, vilket gett upphov till funktionalitet som inget annat system i prisklassen har.

I Systemstöds scenario skulle vi med detta alternativ erbjuda den svenska marknaden ett helt nytt alternativ olikt alla andra där de verkligen gällande alternativen har blivit mycket få.

Samtidigt skulle vi som svensk partner få lov att göra den svenska översättningen och svenska landsanpassningarna, vilket utgör ett massivt och kostsamt arbete.

Produkten innehåller också mycket nytt tänk både funktionellt och utvecklingsmässigt, vilket skulle innebära att omställningen till Sage X3 blev omfattande.

En faktor att lägga i botten på hela utvärderingen är att Systemstöd i många år har konkurrerat med Microsoft Dynamics NAV och Microsoft Dynamics NAV. Tanken på att byta ”sida” utgör i sig ett problem.

Styrelsen, med stöd av utvärderingsgruppen kom till slut till ett enhälligt val. Valet föll på den produkt som utgjorde den ”svåraste” och mest kostsamma vägen nämligen Sage X3 affärssystem.

Motiveringarna för det fattade valet av nytt affärssystem var:

– Produkten är funktionellt sett mycket kompetent.
– Utvecklingsmiljön är inte allt för långt ifrån hur man utvecklar lösningar baserade på Jeeves ERP (där kompetensen inom Systemstöd är mycket hög).
– Prisbilden är korrekt.
– Potentialen för en ny kompetent produkt på den svenska marknaden är hög. De system som säljer idag är få.
– Leverantören är mån om sina partners och förstår deras roll igenom hela näringskedjan.
– Villkoren för partnern är betydligt bättre än i de andra alternativen.
– Systemstöd kommer in först på marknaden med den nya produkten.
– Produkten är officiellt godkänd av auktoriserad part (Mazars) i flertalet länder i Europa, Nord- och Sydamerika och den har multicompany, multilanguage, multicountry och multitilegislation i sitt DNA.

Styrelsen fattade beslutet med insikt om att vägen fram till en position med Sage X3 motsvarande den vi har med Jeeves ERP idag är mycket lång. Den klart längsta av de tre utvärderade affärssystemen. 

Dock finns en plan, en budget och en bemanning samt en backning av hela organisationen. Resan är påbörjad och vägen är utstakad.

I nästa blogginlägg skriver vi om Vägen till där vi är idag.

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer på Systemstödsbloggen