Framtidens ekonomiavdelning – utspridd och automatiserad?

Hur kommer framtidens ekonomiavdelning att se ut?
En ständigt aktuell fråga som ytterligare aktualiserats med de restriktioner den pågående coronapandemin fört med sig. Samtidigt knackar nya modeord som är AI, Machine learning och RPA allt hårdare på dörren till företagets ekonomifunktion.

Skillnader mellan olika bolag

Idag skiljer sig arbetssättet radikalt åt mellan olika bolag.

Vissa bolag anser sig inte ha råd att investera i nya modernare arbetssätt och de sätter en prestige i att skriva ut allt på papper och arkivera sina verifikationer i pärmar som de alltid har gjort.

Andra bolag anser att det är ganska bra att automatisera så mycket som möjligt, men anser samtidig att det finns ett värde i att ha lite manuellt arbete kvar. Det arbetet kan ändå "läggas på receptionisten”, en tjänst som man faktiskt strategiskt valt att ha kvar.

Flertalet bolag har dock valt att automatisera delar av sina processer och att digitalisera andra.
De bolag som valt att automatisera och digitalisera sina ekonomiprocesser har troligtvis haft en mycket lättare omställning under den nyss genomgångna corona pandemin med mycket hemarbete.

Ekonomiprocesser att se över redan idag

Här några viktiga ekonomiprocesser och uppgifter på din ekonomiavdelning som är bra att se över redan idag för att kunna arbeta mer effektivt och lättare på distans.

Digital hantering av leverantörsfaktur

Med hjälp av system som till exempel:
Rillion One
 Rillion Prime
 MediusGo
 Jeeves e-Attest 

Kan man få ut alla leverantörsfakturor till berörda medarbetare, utan att de fysiskt måste finnas på plats. Har man dessutom en scanningpartner som tar hand om den första delen i flödet, att scanna och tolka alla leverantörsfakturor är det så klart en fördel.

Skicka  kundfakturor med hjälp av extern part

Skickar du dina fakturor med hjälp av en extern part som Inexchange eller Pagero eller annan leverantör som tillhandahåller en ”fakturaväxel”, behöver du inte komma in till kontoret för att få tillgång till skrivare, kuverteringsmaskin eller portomaskin.

Istället skickar du digitalt ett kundfakturaunderlag till deras ”fakturaväxel” som sedan distribuerar kundfakturorna i det format din kund ta emot fakturorna (papper, PDF, digitalt). 

Återrapportering av bankuppgifter digitalt

De flesta affärsbanker erbjuder återrapportering av bankfiler i digitalt format. Med hjälp av dessa kan du snabbt och enkelt läsa in dagens transaktioner i ditt affärssystem, oavsett vart du fysiskt befinner dig.

Spara information centralt

Se till att era dokument, era filer och avstämningar sparas på en plats där alla kommer åt akuella dokument och information. 

Använd en digital kanal för kommunikation

Är ni flera medarbetare på er ekonomiavdelning är kommunikationen mellan er viktig, trots att ni inte sitter bredvid varandra på kontoret. En egen kanal i Microsoft Teams, Slack  eller annat ”chattverktyg” är ett alternativ, där ni kan utbyta och lagra information.

En digital kanal för projekt och arbetsuppgifter

Använd er av digitala verktyg för att planera och markera arbetsuppgifter som är utförda. Detta kan användas kring exempelvis ett bokslut eller då ni driver större eller mindre projekt. Exempel på generella verktyg är Trello eller liknande applikationer som finns i Microsoft Teams.

Ett annat digitalt verktyg för återkommande uppgifter på en ekonomiavdelning är Adra Task Manager. Det är en applikation som hjälper din ekonomiavdelning att ha kontroll över alla återkommande processer som bokslut, kontroll och betalning av moms och avgifter eller underlag till revisorer.

De punkter jag beskriver ovan arbetar många redan med idag och om inte är det hög tid att börja.

Men hur ser morgondagen ut och vad kan du göra redan idag för att effektivisera din ekonomiavdelning?

Dags att inför RPA?

Ett eventuellt nästa steg i er automatiseringsresa kan vara att börja använda en av de senaste trenderna eller modeord som jag nämnde i inledningen, nämligen RPA – Robotic Process Automation. 

Vad är nu detta? Jo, RPA är en slags robot (bot) som gör de arbetsuppgifter som annars en människa skulle utföra manuellt. Fördelen med en sådan robot är bland annat att den:

Minimerar felregistreringar

 Frigör tid genom att plocka bort monotona arbetsuppgifter

 Möjliggör att tid kan läggas på mer kvalificerade uppgifter 

 Kan arbeta hela dygnet

Beroende på hur din ekonomiavdelning och ditt affärssystem ser ut idag kan dessa bots var väldigt användbara. Det specifika område jag tycker dessa bots fungerar som allra bäst, är då man har behov av att underhålla och uppdatera fler än ett system med samma uppgifter. Där man inte kan integrera systemen med varandra.

Här finns verkligen risk för magplask om en människa skall vara ansvarig.

Effektivisera med RPA-teknologi redan idag

Personligen och med utgångspunkt från det affärssystem (Jeeves ERP) och olika kringsystem jag arbetar med dagligen, anser jag att man kommer långt med existerande verktyg innan man stoppar in en bot i sitt ekonomisystem.

Enligt min mening kan många företag effektivisera och automatisera mycket i sin vardag genom att kombinera vanlig SQL-programmering i kombination med att man låter dessa anpassningar startas automatiskt vid en viss bestämd tidpunkt.  

Några exempel på förbättringar och automatiseringar du kan införa redan idag är:

Automatisk inläsning av bankfiler

Vi kan hjälpa dig så att dina kundinbetalningar och leverantörsbetalningar ligger ”inknappade” i ditt system när du kommer på morgonen. Färdiga att validera och godkänna.

Automatisk utskrift av rapporter

Har du rapporter du tar fram och skickar ut varje månad, varje vecka eller rent av varje dag. Låt oss hjälpa dig att sätta upp sådana jobb som går med automatik.

Fortsätt att lära din tolkning av leverantörsfakturor

Genom kontinuerligt lära tolkningsprogrammet (som är kopplat till din fakturascanner) kommer dina leverantörsfakturor i större grad att automatkonteras.

Automatisk fakturering

Det finns möjligheter att helt automatisera din fakturering till kund. SQL kan hjälpa dig att skapa och skicka fakturorna på det sättet du önskar (PDF, EDI, digital, papper) exempelvis under natten.
Din uppgift på morgonen blir att kontrollera att allt gick bra och agera på eventuella fel.

Automatisera avstämningsunderlag

Har du ont om tid eller har du många transaktioner? Då kan det vara läge att automatiskt skapa avstämningsunderlag nattetid så du kan starta din avstämning direkt på morgonen.

Detta är några av de möjligheter som redan finns idag. Tillsammans kan du och din leverantör hitta de processer just du kan effektivisera på din ekonomiavdelning. För de affärssystem vi arbetar med på Systemstöd (Jeeves ERP, Visma.net, Hansaworld och Sage X3) finns flera tillägg som automatiserar inom ramen för Systemstöd PowerUps.

Du läser mer om dessa olika Systemstöd PowerUps och tillägg till affärssystem här.

Sammanfattning framtidens ekonomiavdelning

Min personliga gissning är att vi kommer att automatisera och effektivisera i en fortsatt snabb takt. Anledningarna är många. Vi kommer troligtvis behöva använda vår tid till mer kvalificerade uppgifter och vi kommer att behöva en högre precision i våra siffror.

Jag tror vidare att vi även nu efter pandemin kommer fortsätta att arbeta på distans, men inte enkom. Vi kommer vara mer flexibla och vi kommer troligtvis arbeta mer i hybrid, det vill säga både från kontoret, hemmet eller andra platser.

Även det förhållningsättet kräver att vi digitaliserar våra uppgifter.

Hur kan du effektivisera din ekonomiavdelning?

Har du frågor och vill veta mer åtgärder för att effektivisera din ekonomifunktion – kontakta oss direkt på något av våra kontor här

   Anders Hedman, anders.hedman@systemstod.se

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer om HubSpot Service, lönsamhet i tjänsteföretag och nytt affärssystem