EDI: Nyckeln till Effektiva och Hållbara Affärsprocesser

I dagens snabbt föränderliga affärsmiljö är tid och resurser avgörande. Genom att använda EDI för att elektroniskt utbyta order, fakturor och följesedlar kan företag minska manuella processer, öka precisionen och spara både tid och pengar.

Men vad innebär den långsiktiga kostnaden för en EDI-lösning, och varför är det viktigt att välja rätt leverantör från början?

EDI – Automatisering och Precision

EDI effektiviserar affärsprocesserna genom att minska behovet av manuella uppgifter som dataregistrering och pappershantering. Dokument skickas automatiskt mellan systemen hos köpare och säljare, vilket minskar risken för mänskliga fel. I stället för att hantera pappersdokument och pdf:er kan företag fokusera på att optimera sina flöden och säkra en bättre kontroll över order och leveranser.

Ett exempel är att många bolag per idag tar emot en orderbekräftelse via mail (pdf) och sen behöver manuellt lägga in informationen i affärssystemet. Genom att eliminera manuella processer minskar både manuella felkällor och tid för att manuellt mata in uppgifter i exempelvis affärssystemet.

En riktlinje som brukar nämnas är att EDI kan spara cirka i snitt 5-15 % i tid i de processer som per idag hanteras manuellt.

Med detta sagt så är det givetvis vissa processer som kan automatiseras helt som exempelvis. Ytterligare delar där EDI stöttar är att minska kostnader för lagerhållning och kommunikation, särskilt genom bättre översikt över orderflöden och leverantörssamarbeten.

Välj en Skalbar och Anpassningsbar EDI-lösning

Viktigt är att välja en EDI-leverantör som erbjuder en skalbar lösning. En bra EDI-leverantör kan växa med företaget och hantera både purchase-to-pay (P2P) och order-to-cash (O2C) processer, vilket kan vara avgörande för ett företags framtida expansion.

Dagens affärslandskap kräver att EDI-leverantörer kan hantera en mängd olika dokumentformat, från internationella standarder som EDIFACT till moderna XML-baserade format.

En leverantör som kan hantera många format från olika affärssystem underlättar inte bara för nya integrationer utan reducerar också kostnader över tid. Genom att välja en leverantör som har erfarenhet av att kunna hantera helheten, men också branschspecifika krav, så kan företaget säkra snabb och korrekt kommunikation med olika typer av partners.

Framtiden med EDI: Möjligheter och Utveckling

I tekniklandskapet runt EDI utvecklas ständigt nya teknologier, vilket kommer skapa möjligheter för öka automatiseringen ytterligare.

Ett exempel på detta är dokumentkontroll där EDI-dokumentens innehåll kan kontrolleras och därmed möjliggör att automatiskt identifiera avvikelser, som avsaknad av information, felaktig information, något som både sparar tid och förbättrar noggrannheten för att förbättra den totala fakturahanteringsprocessen. 

En annan viktig aspekt är EDI:s roll i hållbarhet och miljömedvetenhet. I stället för att använda pappersdokument kan företag bidra till minskade koldioxidutsläpp och samtidigt använda EDI för att rapportera miljödata om sålda varor. EDI blir här en viktig kanal för att dela och följa upp på klimatdata, vilket skapar nya möjligheter för företag som vill integrera hållbarhet i sina affärsprocesser.

Säkerhet och Integritet i Fokus

I en värld med allt fler försök till bedrägerier så skapar EDI en bra möjlighet att öka säkerheten kring distributionen av e-fakturor och andra typer av handelsdokument. Genom att använda säkra nätverk, exempelvis Peppol, kan företag försäkra sig om att affärsdokument skickas genom godkända och säkra kanaler, vilket minimerar risken för bedrägeri och dataintrång.

Slutord: En Framtidssäkrad EDI-lösning för långsiktiga fördelar

Att välja en EDI-leverantör med förmåga att hantera alla typer av flöden, olika format och som kan växa med företaget är en investering som kan ha en betydande inverkan på den totala kostnaden för ägande.

Med EDI så hanteras också informationen elektroniskt och strukturerat, vilket skapar bra möjligheter för att nyttja framtida externa AI-lösningar för exempelvis analys av informationen, men också genom att enklare och snabbare kunna analysera avvikelser mellan exempelvis inköpsorder och ordersvar.

Gästbloggare om EDI

Hans Axelsson, Logiq
+46 (0)73 424 14 60
hans.axelsson@logiq.se

Logiq erbjuder ett brett utbud av EDI- och e-faktureringstjänster för att effektivisera dina affärsprocesser med kunder, leverantörer och myndigheter. De är en ledande EDI-tjänsteleverantör i Norden med global räckvidd som tillhandahåller den teknik, expertis och support som krävs för att hjälpa dig att lyckas med EDI och elektronisk fakturering.
Upptäck deras breda utbud av EDI-tjänster här

Läs mer på Systemstödsbloggen