Vad är EDI och vilka möjligheter finns det med EDI inför framtiden?

EDI är en förkortning för Electronic Data Interchange och är en term för elektroniskt utväxling av handelsdokument så som produktkatalog, inköpsorder, orderbekräftelse, följesedel och faktura. I detta blogginlägg tar vi upp fördelarna med EDI, vad du ska tänka på vid implementering samt potentiella möjligheter med EDI inför framtiden.

Vilka är fördelarna med EDI?

Effektivitet och automatisering

EDI digitaliserar och automatiserar utväxlingen av handelsdokument, vilket leder till betydande tidsbesparingar och ökad effektivitet. Manuella processer, som att mata in data eller hantera pappersbaserade dokument, kan vara tidskrävande och ofta leda till fel.

Genom att använda EDI kan dokument överföras elektroniskt mellan system; snabbt och sömlöst, vilket bidrar till att minska handläggningstiden och öka produktiviteten.

Precision och tillförlitlighet

EDI hjälper till att förbättra noggrannheten och tillförlitligheten i informationsutväxlingen mellan handelspartner genom att minimera sannolikheten för mänskliga fel. Den data som utväxlas genom EDI konverteras, allt som oftast, till standardiserade format och utväxlas direkt mellan köparens och säljarens system.

Detta minskar risken för missförstånd, felskrivningar och andra fel som kan uppstå i manuella eller pappersbaserade processer.

Kostnadsbesparingar

Att införa EDI kan ge betydande kostnadsbesparingar för företag. Storleken på dessa besparingar beror på vilka processer som digitaliseras och hur moget företaget är för automatisering. En direkt kostnadsbesparing som ofta är förknippad med fakturering är elimineringen av behovet för pappersutskrifter, porto och manuell hantering av dokument. Inom inköpsprocessen ger EDI en bättre översikt över order och lagerstatus, vilket kan minska kostnaderna i samband med lagerhållning.

Dessutom kan manuella processer relaterade till kommunikation, dokumenthantering och felhantering minimeras eller elimineras, vilket i sin tur leder till betydande besparingar.

Bättre handelsflöden och partnerskap

EDI möjliggör en smidig och sömlös integration av affärsprocesser mellan organisationer. Genom att integrera ett företags system med EDI förenklar samarbetet mellan handelspartners, oavsett vilka IT-system eller plattformar de använder. Detta förenklar kommunikationen, minskar behovet av manuell inmatning och förbättrar samarbeten och relationer mellan organisationer.

Båda parter får snabbare uppdateringar om orderstatus och kan uppnå betydande effektivitetsvinster. För leverantörer blir det också avgörande att kunna stödja kundernas krav på elektronisk kommunikation.

Snabbare transaktioner

EDI möjliggör snabbare bearbetning av affärsdokument. Den elektroniska utväxlingen av data direkt mellan system gör det möjligt att minska behandlingstiden till ett minimum.

Detta leder till ökad effektivitet i hela leveranskedjan och bidrar till att minska förseningar i beställningsprocesser, leveranser och fakturering.

Implementering av EDI

Implementeringen av EDI innebär ett antal viktiga steg och processer för att säkerställa en framgångsrik och effektiv övergång till elektronisk utväxling av affärsdokumenten, vilka är följande:

Utvärdering av behov och mål

Innan implementeringen påbörjas är det av stor vikt att noggrant utvärdera organisationens behov och möjligheter vid implementering av EDI. Detta innebär att identifiera vilka affärsprocesser som bör omfattas, hur djupt EDI bör integreras i de interna processerna, graden av möjlig automatisering, samt att det i en utvärdering är viktigt att fastställa tydliga mål och förväntningar för genomförandet.

Val av EDI-lösning och leverantör

Efter att behov och mål har identifierats måste organisationen välja en EDI-leverantör som kan möta behoven. Detta innebär att överväga olika faktorer såsom funktionalitet, skalbarhet, tillförlitlighet, användarvänlighet, pris och kundsupport.

Organisationen bör också bedöma leverantörens erfarenhet, rykte och förmåga att anpassa sig till branschspecifika behov.

Integration med interna och externa system

Att implementera EDI kräver integration med organisationens interna system, såsom affärs- och inköpssystem och andra typer av affärsapplikationer. Detta innebär att etablera förmågan att importera och exportera strukturerade dokument till och från affärsapplikationerna, samt att kommunicera dessa filer mellan organisationen och EDI-leverantören.

EDI-leverantören kommer sedan att säkerställa konvertering och överföring av dessa meddelanden till och från dina handelspartners. En bra leverantör kommer att kunna konvertera mellan en mängd olika meddelandeformat och ha tillgång till relevanta handelsnätverk för att effektivt kunna kommunicera dina meddelanden. Denna del spelar en allt viktigare roll då det kontinuerligt sker förändringar hos leverantörer och kunder med avseende på att allt fler system/applikationer etableras runt affärssystemet.

Att välja en leverantör som har möjlighet att agera snabbt och effektivt är en viktig aspekt med avseende på den långsiktiga totala kostnaden för ens EDI-lösning.

Testning och utbildning

Innan implementeringen tas i bruk är det av avgörande betydelse att utföra grundliga tester av EDI-lösningen. Detta inkluderar utväxling av testdata, säkerställande av dataintegritet, felhantering och interaktion med både interna och externa system. Testningen säkerställer att EDI-lösningen fungerar enligt förväntan och uppfyller identifierade mål och behov.

Samtidigt är det viktigt att leverantören erbjuder utbildning och vägledning till de medarbetare som får nya arbetsrutiner. Utbildningen bidrar till att säkerställa att alla inblandade förstår och behärskar de nya processerna.

Potentiella möjligheter med EDI inför framtiden

1. Ökad Automatisering med AI och maskininlärning

Framsteg inom AI och maskininlärning kommer skapa möjligheter för mer automatiserade processer gällande EDI. Där AI exempelvis skulle kunna analysera och kategorisera fakturor, identifiera avvikelser och förutsäga kassaflödesbehov, vilket gör fakturahanteringen både snabbare och mer exakt. Exempel på maskininlärning, avvikelsehantering kan även vara att kontrollera informationen i EDI-dokumenten.

2. Miljömedvetenhet och Hållbarhet

Självklart skapar EDI en möjlighet för företag att öka fokuset på hållbarhet genom att minska sin miljöpåverkan med ett minskat användande av papper. I flera länder betraktas EDI nu även som en möjlig förmedlare av miljödata för sålda varor. De två typer av dokument som är mest relevanta för denna information är faktura och följesedel - primärt för den svenska marknaden. Genom att använda EDI som en transportväg för miljödata återanvänds redan etablerade integrationer, samtidigt som förekomsten (och omfattningen) av EDI ökar. Genom att utnyttja data, addera data och framförallt - högst troligt -få mer korrekt data, så skapar e-faktura ytterligare möjligheter för en förbättrad uppföljning och rapportering runt exempelvis klimatdata.

3. Ökat Fokus på Säkerhet och Integritet

I en värld med allt fler försök till bedrägerier så skapar EDI en bra möjlighet att öka säkerheten kring distributionen av e-fakturor och andra typer av handelsdokument. Detta genom att de skickas genom säkra nätverk med godkända operatörer. Exempel på denna typ av nätverk kan vara Peppol.

Avslutande Tankar kring EDI

Framtiden med EDI är full av spännande möjligheter och med hjälp av ny tekonologi kommer företag att kunna hantera sina Order-to-cash, samt purchase-to-pay-processer mer effektivt och säkert än tidigare. 

Att redan nu börja anpassa sig till dessa förändringar kan vara en viktig pusselbit för att enklare kunna få en sömnlös övergång till vad framtiden har att erbjuda och ta del av all ny teknik som dagligen produceras globalt, alltifrån nya AI-lösningar till nya möjligheter branschspecifika formatstandarder.

   Fredrik Jansson, fredrik.jansson@systemstod.se

Läs mer på Systemstödsbloggen