Tips inför flytt av affärssystem till molnet (cloud)

Vad ska vi tänka på inför en flytt av vårt affärssystem till molnet? Vad innebär ett privat moln? Är moln och webbaserat likvärdiga begrepp? Idag får vi många frågor om detta i relation till affärssystem. Därför har vi skapat denna guide för att klargöra begreppen, belysa skillnader och de viktigaste frågorna du bör ställa, inför en flytt av ditt affärssystem till molnet.

Affärsmål och krav för övergång till molnet

Identifiera och dokumentera de affärsmål och specifika krav som motiverar en övergång till molnet. Detta innebär att noggrant analysera och förstå de övergripande strategiska målen för företaget som ökad effektivitet, kostnadsbesparingar, förbättrad skalbarhet eller flexibilitet samt förbättrad säkerhet och efterlevnad.

Det är viktigt att kartlägga hur dessa mål kan uppnås genom en övergång till en molnbaserad lösning.

Vidare bör specifika krav identifieras som tekniska specifikationer, prestanda- och tillgänglighetsbehov samt eventuella regulatoriska och juridiska krav som måste uppfyllas. 

Genom att dokumentera dessa mål och krav skapas en tydlig vägledning för hela övergångsprocessen, vilket säkerställer att alla intressenter är medvetna om de förväntade fördelarna och de nödvändiga stegen för att uppnå dem. 

Förändrad licensmodell

Affärsmodellen är oftast baserad på en prenumeration, vilket innebär att kunden betalar en återkommande avgift, vanligtvis månadsvis eller årsvis, för att få tillgång till affärssystem och tjänster. Denna modell erbjuder fördelar som förutsägbarhet i kostnader och möjligheten att enkelt skala upp eller ner beroende på företagets behov.

Om ni beslutar att flytta över er nuvarande lösning till en molnbaserad lösning, kan det dock uppstå situationer där de licenser ni tidigare köpt inte längre har något värde. Det kan bero på att leverantören har en annan licensstruktur eller att de tidigare licenserna inte är kompatibla med den nya molnplattformen. 

Dessutom kan villkoren för användning och tillgång till tjänsterna ändras, vilket kan påverka både kostnader och hur ni får använda tjänsterna. 

Det är därför viktigt att noggrant granska och förstå de nya villkoren innan ni genomför en övergång, för att säkerställa att de uppfyller era affärsbehov och inte leder till oväntade kostnader eller begränsningar.

Roadmap och tidslinje för övergång till molnet

För att säkerställa en framgångsrik övergång till molnet är det viktigt att utveckla en detaljerad färdplan som innehåller tydliga milstolpar och en realistisk tidslinje. Denna färdplan bör fungera som en omfattande guide som beskriver varje steg i migreringsprocessen, från den inledande bedömningen och planeringen till den slutliga implementeringen och efterföljande utvärderingen.

Varje milstolpe bör definieras med specifika mål och delmål, vilket möjliggör mätning av framsteg och tidig identifiering av eventuella hinder. 

En realistisk tidslinje är också avgörande för att säkerställa att alla aktiviteter genomförs inom en rimlig tidsram, vilket minimerar störningar i verksamheten och optimerar resursanvändningen.

Genom att involvera alla relevanta intressenter i skapandet av denna färdplan kan man säkerställa att alla aspekter av övergången beaktas och att alla parter är medvetna om sina roller och ansvar under hela processen.

Riskanalys inför byte till affärssystem i molnet

Om ni inte ska börja från början med ett nytt affärssystem i molnet, utan i stället flytta det befintliga affärssystemet bör ni:

Inventera nuvarande anpassningar och integrationer i ert affärssystem. Behöver dessa anpassas för att fungera i en molnlösning?

 Finns det anpassningar i standardkoden som måste hanteras manuellt vid en uppgradering?

 Vid stora transaktionsvolymer kan dessa kräva en annan typ av integration än API (vanligt i molnlösningar), hanteras detta i molnet?

 Kommer er nuvarande affärssystemspartner att ha tillgång till molnmiljön?

 Om ni byter ERP-partner, kommer de att ha tillgång till miljön?

 Hur ser hanteras servicefönster och akuta problem som inte kan lösas i klienten utan måste åtgärdas på annat sätt till exempel direkt i databasen?

Först och främst är det viktigt att förstå skillnaden mellan Private Cloud och Multitenant Cloud. Generellt kan man säga att komplicerade ERP-installationer kräver Private Cloud.

Private Cloud

Private Cloud innebär att resurserna är dedikerade till en enda organisation, vilket ger högre kontroll och säkerhet över data och applikationer. Detta är särskilt viktigt för företag med specifika säkerhetskrav eller som hanterar känslig information. Private Cloud-lösningar kan anpassas efter företagets unika behov och erbjuder ofta bättre prestanda och tillförlitlighet, eftersom resurserna inte delas med andra användare.

Multitenant Cloud

Multitenant Cloud en modell där flera organisationer delar samma infrastruktur och resurser, vilket kan leda till kostnadsbesparingar och enklare hantering. Dock kan det innebära begränsningar i anpassningsmöjligheter och potentiella säkerhetsutmaningar, eftersom data och applikationer delas över en gemensam plattform. 

Därför är det avgörande att noggrant överväga företagets specifika krav och mål när man väljer mellan dessa två molnmodeller.

Molnleverantörer

När ni överväger att migrera till molnet är det viktigt att noggrant jämföra olika molnleverantörer som er nuvarande leverantör av affärssystem, Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud och andra.

Denna jämförelse bör baseras på flera kritiska faktorer, inklusive deras erbjudanden, tillförlitlighet, kostnader och hur väl de kan uppfylla era specifika affärsbehov.

Det är viktigt att utvärdera vilka tjänster och funktioner varje leverantör erbjuder, såsom datalagring, beräkningskraft, nätverkstjänster och säkerhetslösningar. Tillförlitligheten hos en molnleverantör kan bedömas genom att granska deras historik av driftstopp, kundrecensioner och deras förmåga att erbjuda robusta serviceavtal (SLA).

Kostnadsstrukturen är också en avgörande faktor, där ni bör överväga både initiala och löpande kostnader, samt eventuella dolda avgifter. Genom att göra en grundlig jämförelse kan ni säkerställa att ni väljer en molnleverantör som inte bara är kostnadseffektiv utan också tillförlitlig och kapabel att stödja er verksamhets tillväxt och utveckling.

Datasäkerhet

Att implementera robusta säkerhetsåtgärder för att skydda data under och efter migreringen är av yttersta vikt för att säkerställa att känslig information inte hamnar i orätta händer.

För att uppnå detta är det nödvändigt att använda avancerade krypteringstekniker som skyddar data både under överföring och när den är lagrad, vilket effektivt förhindrar obehörig åtkomst. Regelbundna säkerhetsgranskningar och penetrationstester bör också genomföras för att identifiera och åtgärda potentiella sårbarheter i systemet. Det är av stor betydelse att införa strikta åtkomstkontroller och autentiseringsmetoder, såsom multifaktorautentisering, för att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till kritiska data.

En omfattande säkerhetsstrategi bör även inkludera utbildning av personalen i bästa praxis för datasäkerhet och incidenthantering, så att de är förberedda på att snabbt och effektivt hantera eventuella säkerhetsincidenter som kan uppstå. Genom att vidta dessa åtgärder kan organisationen minimera riskerna och säkerställa att data förblir skyddade genom hela migreringsprocessen och därefter.

Compliance

Säkerställ att molnleverantören inte bara uppfyller alla relevanta regler och förordningar som GDPR och HIPAA, utan också har en tydlig och transparent strategi för hur dessa efterlevs.
Detta innebär att leverantören bör kunna tillhandahålla dokumentation och bevis på att de har implementerat nödvändiga säkerhetsåtgärder och processer för att skydda känslig information och personuppgifter.

Det är också viktigt att leverantören regelbundet genomgår oberoende revisioner och certifieringar för att verifiera att de fortsätter att uppfylla dessa standarder. Dessutom bör de erbjuda stöd och vägledning för att hjälpa er organisation att förstå och navigera i de komplexa kraven i dessa regelverk, vilket säkerställer att ni inte bara är i överensstämmelse med lagstiftningen, utan också skyddar era kunders och anställdas data på bästa möjliga sätt.

Säkerställ att ni har tillgång till databas och eventuellt även programvara. Följande frågeställningar är relevanta att ställa: 

Som kund har vi möjlighet att kontrollera vilka som får tillgång till vårt affärssystem? Kan vi till exempel enkelt byta leverantör av tjäsnter kring vårt affärssystem?

 Om vi önskar byta affärssystem, kan vi då smidigt få tillgång till och överföra befintliga relevanta data till det nya systemet?

 Har vi tillgång till och kan ni ändra eventuella anpassningar i affärssystemet?

 Kan vi överföra programvaran (affärssystemet) om vi byter molntjänstleverantör?

Kapacitetsplanering

För att effektivt planera för att hantera framtida tillväxt och ökade belastningar är det avgörande att genomföra en noggrann kapacitetsanalys och förutse de resurser som kommer att krävas för att stödja verksamhetens expansion.

Detta innebär att identifiera potentiella flaskhalsar i systemet och utveckla strategier för att åtgärda dem innan de blir problematiska. Det är också viktigt att regelbundet utvärdera och justera infrastrukturens kapacitet för att säkerställa att den kan hantera ökade användarvolymer och datamängder utan att kompromissa med prestanda eller tillgänglighet.

Genom att implementera skalbara lösningar och flexibla arkitekturer kan organisationen snabbt anpassa sig till förändrade behov och säkerställa att systemet förblir robust och effektivt även under perioder av intensiv tillväxt.

Dessutom bör det finnas en beredskapsplan för att hantera oväntade toppar i belastningen, vilket kan inkludera att tillfälligt öka resurserna eller använda molnbaserade tjänster för att avlasta interna system.

Genom att proaktivt planera för framtida tillväxt kan organisationen inte bara upprätthålla en hög servicenivå utan också främja en hållbar och långsiktig utveckling.

Prestandaövervakning

För att säkerställa att systemet presterar optimalt är det avgörande att implementera övervakningsverktyg som kontinuerligt analyserar och rapporterar om systemets prestanda. Dessa verktyg bör kunna övervaka olika aspekter av systemet, såsom serverbelastning, nätverkstrafik, svarstider och resursanvändning, för att snabbt identifiera och åtgärda eventuella problem som kan påverka systemets effektivitet.

Genom att använda realtidsövervakning kan organisationen proaktivt hantera prestandaförsämringar och säkerställa att systemet alltid fungerar på toppnivå. Dessutom bör dessa verktyg inkludera funktioner för att generera detaljerade rapporter och analyser, vilket ger insikter som kan användas för att optimera systemets kapacitet och förbättra den övergripande användarupplevelsen.

Regelbundna granskningar och justeringar baserade på dessa insikter är viktiga för att upprätthålla en hög servicenivå och för att förbereda systemet för framtida krav och utmaningar.

Total ägandekostnad (TCO)

För att förstå den ekonomiska påverkan av molntjänster är det viktigt att noggrant beräkna den totala ägandekostnaden (TCO). Detta innebär att man inte bara tar hänsyn till de initiala kostnaderna för att implementera molnlösningar, utan också de löpande utgifterna som kan uppstå över tid.

Dessa löpande kostnader inkluderar avgifter för molnresurser som kan variera beroende på användningsnivå och tjänsteleverantör samt licenskostnader som kan förändras i takt med att företaget växer eller förändrar sina behov.

Dessutom är det viktigt att beakta kostnader för support och underhåll, vilket kan omfatta teknisk support, regelbundna uppdateringar och säkerhetsåtgärder för att säkerställa att systemet förblir säkert och effektivt.

Genom att inkludera alla dessa aspekter i beräkningen av TCO kan organisationen få en mer heltäckande bild av de ekonomiska konsekvenserna av att använda molntjänster och därmed fatta mer informerade beslut om sina IT-investeringar.

Är prismodellen skalbar

Kan ni enkelt minska och öka antalet användare beroende på era aktuella behov? Eller finns det begränsningar som gör att ni blir inlåsta med ett fast antal användare under en förutbestämd tidsperiod? Vilket kan påverka er flexibilitet och anpassningsförmåga?

Det är viktigt att förstå om prismodellen tillåter dynamisk justering av användarantalet utan att ni ådrar er extra kostnader eller bindningstider som kan begränsa er verksamhets förmåga att snabbt reagera på förändringar i marknaden eller interna behov.

En flexibel prismodell kan vara avgörande för att optimera kostnadseffektiviteten och säkerställa att ni endast betalar för de resurser ni faktiskt använder, vilket i sin tur kan bidra till en mer hållbar och anpassningsbar affärsstrategi.

Supportavtal

För att säkerställa att en organisation effektivt kan hantera eventuella problem som kan uppstå vid användning av molntjänster och affärssystem, är det viktigt att upprätta omfattande och välstrukturerade supportavtal.

Dessa avtal bör klart och tydligt definiera de olika typer av support som erbjuds, inklusive teknisk support, användarsupport och nödsupport, samt specificera svarstider och tillgänglighet för dessa tjänster. Vidare är det av betydelse att avtalen innehåller detaljer om hur problem eskaleras och hanteras, samt vilka resurser som finns tillgängliga för att lösa mer komplexa eller kritiska problem.

Genom att ha sådana avtal på plats kan en organisation säkerställa att de har den nödvändiga beredskapen för att snabbt och effektivt hantera tekniska utmaningar, vilket minimerar driftstopp och garanterar kontinuitet i verksamheten.

Regelbundna uppdateringar

För att säkerställa att affärssystemet förblir säkert, effektivt och i linje med de senaste tekniska framstegen, är det avgörande att planera för regelbundna systemuppdateringar och underhåll.

Detta innebär att kontinuerligt övervaka systemets prestanda och identifiera områden som kan dra nytta av förbättringar eller uppdateringar. Regelbundna uppdateringar inkluderar inte bara säkerhetsuppdateringar för att skydda mot nya hot och sårbarheter, utan även funktionella uppdateringar som kan förbättra systemets kapacitet och användarupplevelse.

Underhållsaktiviteter bör också omfatta granskning och optimering av systemets konfigurationer för att säkerställa att det fungerar på toppnivå. Genom att ha en strukturerad plan för dessa aktiviteter kan organisationen minimera risken för oväntade driftstopp och säkerställa att affärssystemet fortsätter att stödja verksamhetens mål och krav på ett effektivt sätt.

Omfattande testning

För att säkerställa att systemet fungerar optimalt och uppfyller alla krav innan det tas i full drift, är det viktigt att genomföra en rad omfattande tester.

Dessa tester bör inkludera funktionella tester, som verifierar att alla systemfunktioner och processer fungerar som förväntat och uppfyller de specifika affärskraven.

Prestandatester är också avgörande för att bedöma systemets kapacitet att hantera förväntade belastningar och användarvolymer, vilket hjälper till att identifiera eventuella flaskhalsar eller prestandaproblem som kan påverka användarupplevelsen.

Säkerhetstester är nödvändiga för att upptäcka och åtgärda sårbarheter som kan äventyra systemets integritet och skydd av känslig data.

Genom att noggrant genomföra dessa tester innan systemet går live, kan organisationen minimera risken för driftstörningar och säkerställa en smidig och säker övergång till det nya systemet.

Pilotfas

Innan ni går vidare med en fullskalig implementation av ert affärssystem i molnet är det klokt att överväga att genomföra en pilotfas. Denna pilotfas bör involvera en mindre, noggrant utvald del av verksamheten, vilket ger er möjlighet att testa systemet i en kontrollerad miljö.

Under denna period kan ni noggrant övervaka hur systemet presterar och identifiera eventuella problem eller brister som kan uppstå. Genom att göra detta kan ni samla in värdefull feedback från användarna, vilket kan användas för att göra nödvändiga justeringar och förbättringar innan systemet rullas ut i hela organisationen.

Denna metod minimerar risken för större störningar i verksamheten och säkerställer att den slutliga implementationen blir så smidig och effektiv som möjligt. Dessutom ger det er en chans att utbilda personalen och förbereda dem för övergången, vilket kan öka acceptansen och användningen av det nya systemet.

Veta mer?

Kontakta mig på telefon +46 (0)709 16 66 54 eller e-post par.heed@systemstod.se.

Andra blogginlägg om affärssystem, lönsamhet i tjänsteföretag och att sälja smartare